L’ONBOARDING DIGITAL DES COLLABORATEURS
Optimiser l’intégration des collaborateurs grâce à une application mobile.
Sommaire
L’intégration en entreprise appelée aussi onboarding (ou encore on boarding) représente le processus de l’arrivée d’un collaborateur dans sa nouvelle société. Ce moment est charnière pour le salarié qui va découvrir son nouvel environnement de travail, ses collègues et ses missions.
Quelle est la définition de l’onboarding ?
Voici la définition de l’onboarding parue sur le site Culture-RH : “L’onboarding, traduit en français par “embarquement”, est un processus utilisé par les entreprises pour valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs.
L’objectif de l’onboarding est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise.”
Pourquoi utiliser une application mobile pour réussir l’intégration de vos collaborateurs ?
Pourquoi est-il capital de réussir un onboarding ?
C’est près de 17% des salariés qui quittent l’entreprise durant les 45 premiers jours. Quand on sait qu’un recrutement coûte entre 20 000€ et 200 000€ à l’entreprise en fonction du temps passé, du poste et de la rémunération (toujours selon le site culture-rh), on comprend pourquoi il est essentiel de sécuriser le recrutement en offrant une expérience d’intégration optimale.
Les enjeux de l’intégration des salariés étant une priorité, les RH (ressources humaines) ont donc tout intérêt à proposer un parcours d’intégration engageant, efficace et adapté. L’onboarding digital répond à ce besoin pour de multiples raisons.
Selon une étude de Cadremploi, c’est 1 cadre sur 3 qui a déjà démissionné à cause d’un mauvais on boarding ou d’une mauvaise intégration dans l’entreprise. 35% sont partis durant les 6 premiers mois. Il est donc essentiel d’accompagner ces collaborateurs et, comme le dit la définition, d’embarquer sur le long terme ceux qui diffusent votre marque employeur. Embarquer et rassurer va nécessairement passer par la mise en place d’un parcours d’intégration idéalement digitalisé (en 2019, 54% des cadres n’en ont pas bénéficié !).
Comment réussir un onboarding (digital)?
On le disait plus haut, le parcours d’intégration en entreprise peut être un moment particulièrement éprouvant pour le nouveau collaborateur qui doit assimiler beaucoup d’informations :
les connaissances sur l’entreprise
les connaissances sur l’organisation interne
son environnement de travail
son équipe, ses collègues et l’éco-système
ses missions
Toutes ces informations doivent être acquises dans un temps très restreint et le processus d’accueil peut donc être particulièrement chargé ce qui peut nuire à son efficacité.
Pourquoi un parcours digitalisé ? Pouvoir digitaliser une partie des informations, permet de proposer un espace unique et accessible pour trouver les réponses aux questions que le nouveau collaborateur se pose. Cela lui permet d’utiliser un outil conçu spécialement pour lui et cela permet au ressources humaines de démultiplier facilement ce nouveau livret d’accueil.
C’est aussi une opportunité de repenser tout le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux salariés. Par exemple, en les faisant débuter dès la confirmation du recrutement et non au premier jour effectif. Ce pré boarding allonge le temps de l’onboarding et embarque le collaborateur dans un moment positif qui est l’annonce de la collaboration.
“Le livret d’accueil est remis à chaque nouvel arrivant d’une entreprise afin de lui présenter la structure qu’il vient d’intégrer.“
Les bénéfices d’un onboarding digital innovant
Les bénéfices d’un onboarding digital innovant
Un autre argument à ne pas négliger est l’apport d’un tel outil sur votre stratégie de marque employeur. C’est en effet la parfaite occasion pour faire briller votre identité employeur en proposant une expérience d’onboarding innovante, dynamique et gamifiée.
Une marque employeur valorisée
La marque employeur est l’image que la marque renvoie à ses collaborateurs et à ses candidats. Cette image s’installe grâce aux outils de communication et du marketing digital, mais les RHs et les équipes formation ont aussi leur rôle à jouer durant toute la période du recrutement et de l’intégration.
En proposant un parcours d’intégration digital, le RH marque la volonté d’accompagner au mieux le collaborateur dans sa prise de fonction et cela dès la phase de pré boarding. Il démontre ainsi un intérêt de la marque pour ses collaborateurs ce qui permet de faire briller la marque employeur et par ricochet la marque tout court.
Un accueil facilité et un accompagnement même à distance
Pour les équipes qui accueillent le nouveau collaborateur, il n’est pas toujours facile de guider efficacement le nouvel arrivant. C’est normal, les routines et le rythme ne doivent pas être remis en question par l’arrivée d’une nouvelle recrue.
Les entreprises ont trouvé la parade en mettant en place un système de mentorat ou de parrainage. Le mentoring simplifie l’expérience du collaborateur en lui permettant de réduire son nombre d’interlocuteurs. Le nouvel arrivant évite ainsi toute redite et peut créer un lien privilégié avec le collègue qui aidera son intégration auprès des autres.
Grâce à une solution digitale de formation et d’onboarding comme Teach on Mars, le mentor ou le parrain à la possibilité d’avoir le suivi de l’avancée de son “filleul” et il est aussi possible de lui recommander des parcours de formation. En prime, il est possible pour le mentor de se former lui-même. C’est un outil idéal pour accompagner le mentor tout autant que le mentoré et cela contribue en prime à fidéliser le parrain qui se sent valorisé et responsable.
LES avantages de l’onboarding digital face à une intégration en entreprise “classique”
Le Préboarding : une intégration de qualité, avant le 1er jour !
Pour répondre au besoin d’éviter la surcharge cognitive, il semble important de répartir les informations à transmettre sur une période plus longue. Paradoxalement, le collaborateur doit être opérationnel le plus rapidement possible.
Heureusement, une période est largement sous-exploitée : la période entre le recrutement et la prise de poste. Ce moment peut être assez long (entre 1 et 3 mois dans certains cas, voire plus) et peut parfois être un moment à risque si le contact n’est pas entretenu pendant cette période (dans le cadre d’autres processus de recrutement ou de rétention en parallèle…). C’est pourtant le moment idéal pour proposer un préboarding.
Définition préboarding : action de faire débuter la phase d’intégration avant la prise de poste effective.
Le préboarding est donc une phase de l’onboarding qui se situe avant la prise de poste et qui permet à un collaborateur de se sentir intégré dès la confirmation du recrutement;
Ainsi, il aura accès à des informations lui permettant de mieux comprendre son entreprise d’accueil, grâce, par exemple, à une courte formation sur l’histoire de la marque, son organisation, les informations utiles etc.Toutes ces informations sont disponibles à l’heure où la nouvelle recrue se pose beaucoup de questions. L’application d’onboarding, en y répondant, lui permet d’arriver beaucoup plus serein le jour de sa prise de fonction.
Roche Diabètes Care France à tout à fait compris ce besoin et propose ainsi dans son parcours d’intégration Mission 484 un préboarding d’une semaine disponible sur son application Teach on Mars.
La gamification du parcours d’intégration : motiver et guider le collaborateur dans sa montée en compétence
L’objectif à atteindre est clairement défini lors d’une intégration, les étapes pour l’atteindre le sont parfois moins. Dans un parcours d’intégration digital, il est possible de mettre en avant différentes étapes de l’Onboarding en fonction des métiers. Imaginons par exemple un commercial qui suivrait son parcours et devrait maîtriser son poste en 4 mois :
- 1ère étape : connaissance de l’entreprise (histoire, valeurs, organisation etc.)
- 2ème étape : connaissance du marché (secteur d’activité, concurrence etc.)
- 3ème étape : connaissance du produit et des offres (le produit que l’on vend, l’offre de services proposés etc.)
- 4ème étape : le métier (comment bien vendre ? le service client etc.)
- etc.
Chacune de ces étapes peut faire l’objet d’un contenu instructif et d’une activité de jeu permettant de faire de l’ancrage mais permettant aussi de valider et de célébrer le passage des étapes. Une étape validée donnera accès à une nouvelle étape permettant ainsi de maintenir la motivation et la curiosité du nouvel arrivant.
Les défis sont aussi un excellent moyen de guider le nouveau collaborateur vers des collègues ou des actions le rendant acteur de son intégration et de sa montée en compétences.
Chez Teach on Mars par exemple, les défis que nos nouveaux collaborateurs retrouvent sur leur application mobile les mènent à contacter certains de leurs collègues pour leurs poser des questions spécifiques. Certaines missions sont aussi de créer un contenu ou encore de lire des articles. La montée en compétences devient ludique et fun et permet de créer des souvenirs pour la suite.
Les jeux, les quiz et les défis du préboarding permettent aux collaborateurs d’assimiler un socle commun et homogène pour laisser la place à un onboarding plus spécifique, adapté au métier ou au contexte, mais tout aussi gamifié. Pour cela, l’adaptive learning offre de réelles possibilités de personnalisation.
Adaptive learning : offrir un parcours adapté aux besoins du collaborateur
Bien sûr les besoins d’intégration du collaborateur sont différents en fonction de son expérience, ses missions ou encore son équipe. Il est donc essentiel d’adapter l’expérience en fonction des besoins du nouvel arrivant. Des méthodes permettent donc de personnaliser l’expérience d’intégration afin d’être le plus pertinent possible.
Un profiling en début d’intégration va pouvoir permettre de recommander des parcours (par exemple grâce à un système de skills assessment). En identifiant les compétences ou les marges de progression que doit atteindre le salarié, il est possible de lui créer un programme de formations devenant ainsi un parcours d’onboarding innovant et personnalisé.
L’Onboarding digital : engager les nouveaux collaborateurs… mais pas seulement !
D’une pierre, deux coups : ré-enchanter l’expérience collaborateur grâce à l’onboarding digital
L’onboarding digital créé pour vos nouveaux collaborateurs peut aussi trouver une toute autre cible : vos salariés déjà intégrés.
Le monde du travail a beaucoup évolué ces dernières années avec le Covid-19 et pour certains l’engagement collaborateur a été mis à rude épreuve (baisse des interactions entre collègues, frontières vie pro-vie perso plus floues…) ce qui a pu provoquer une baisse du sentiment d’appartenance ou de la motivation.
L’onboarding peut être un bon moyen de rappeler l’histoire et les valeurs communes. En intégrant une rétrospective de l’entreprise par exemple : cela peut-être un superbe moyen de raviver les moments clés qu’a vécu le professionnel en poste tout en sensibilisant le nouvel arrivant.
Chez Teach on Mars, notre rétrospective met en valeur nos différents déménagements, les évolutions phares de notre produit ou encore les événements qui ont marqué nos clients, partenaires et collaborateurs (Universités d’été, Partner forums etc.)
D’une pierre, trois coups : ré-engager des collaborateurs éloignés de l’entreprise
C’est aussi l’occasion de reonboarder vos collaborateurs revenant d’un arrêt long ou d’un changement majeur dans l’entreprise (congé parental ou sabbatique, arrêt maladie, mobilité etc.). Ces salariés ont pour certaines été éloignés de l’entreprise pendant une période non négligeable, pour d’autres ils connaissent un changement important dans celle-ci.
Ces changements peuvent provoquer une perte de repère ou de confiance en eux, voire de l’anxiété. Il est donc important de pouvoir rassurer et ré-embarquer ces collaborateurs. Quelques bonnes pratiques peuvent notamment être mises en place pour accompagner le retour du salarié :
Proposez des défis de questionnement. Ex : “faites un point avec votre manager pour qu’il vous raconte ce que vous avez manqué pendant cette période.”
Partagez des bonnes pratiques pour la reprise de la boite mail. Ex : “vous vous demandez comment traiter de manière efficace tous les mails que vous avez en attente ? Voici une stratégie en 5 étapes.”
Mettre à disposition des formations pour aider à la reprise. Des formations pour aider à se concentrer, pour gérer son stress ou encore pour organiser sa reprise peuvent être d’un grand soutien. (Notez qu’il reste important de laisser ces parcours dans une démarche volontaire pour soutenir et ne pas imposer un fonctionnement.)
Renseigner et apporter des réponses RH :explication du processus de retour, des différentes étapes obligatoires permettant de rassurer le salarié (entretien de retour, éventuel rendez-vous avec la médecine du travail…).
Exemple : Roche Diabètes Care a révolutionné l’onboarding avec son application mobile
Roche Diabètes Care France offre une expérience d’onboarding exemplaire. Dans le cadre de son projet Mission 484, l’entreprise propose un parcours blended, encadré et ludique. Ce parcours intègre en effet du mobile learning, du présentiel, des phases d’observations et d’actions, des phases en autonomie et des phases en duo pour finir il aborde différentes thématiques. Et ce travail est un véritable succès !
“100% des participants recommandent le parcours. 90% l’évaluent comme leur meilleure expérience de formation.”
Cela se remarque aussi en externe, des places ont été gagnées au classement Top Employeur (qui fait briller la marque employeur) et l’attractivité a été boostée ce qui a facilité le recrutement de talents.
Découvrir comment réussir l'onboarding de vos collaborateurs grâce à une expérience utilisateur unique :
Besoin d’accompagnement pour déployer votre stratégie d'onboarding digital ?
Conclusion
Les entreprises ont pris conscience de l’importance d’une intégration de qualité pour fidéliser les collaborateurs. Pour optimiser cette phase charnière dans la vie du collaborateur, il convient de le former, de l’informer et de l’accompagner